A C C O U N T V-5.5 B E N U T Z E R - H A N D B U C H *********************************** INHALT ------ 1 ALLGEMEINES UEBER ACCOUNT 2 PROGRAMM-INSTALLATION (Festplatte erforderlich) 2.1 Allgemeines Vorgehen 2.2 Probleme bei 386/486-PCs unter DOS 5.0 2.3 ACCOUNT und Microsoft Windows 3.0/3.1 3 BEISPIEL-DATEI UND MITGELIEFERTE KONTENPLAENE 4 ALLGEMEINE PROGRAMMBEDIENUNG 5 EINE NEUE BUCHHALTUNG ANFANGEN 5.1 Allgemeines Vorgehen 5.1.1 Neue Buchhaltung mit eigenem Kontenplan erffnen 5.1.2 Neue Buchhaltung mit mitgeliefertem Konten- plan erffnen 5.2 Kontenliste und Kontenstruktur 5.3 Buchungsperiode 5.4 Startkapitalkonto 6 BUCHEN 6.1 Allgemeines 6.2 Buchungsformular 6.2.1 Datum-Feld 6.2.2 Betrag-Feld 6.2.3 K1- und K2-Felder 6.2.4 Beschreibungs-Feld / Memoranda zu Bu- chungen / Offene Posten 6.3 Sammel- bzw. Splitbuchungen 6.4 Standardbuchungen 6.5 Automatische Buchungen (Vorsteuer, MwSt., WUST, Skonto) 6.6 'Letzte Buchungen' 7 BUCHHALTUNG ANSCHAUEN 8 DRUCKEN 9 BUCHHALTUNG AUF EINE NEUE BUCHUNGSPERIODE UEBERTRA- GEN 10 PLANEN 10.1 Vorjahres-Werte 10.2 Budget 10.3 Schtzung 10.4 Memoranda zur Planung 10.5 Konto-Typ-Definition 10.6 Jahresbersicht 10.7 Monatsbersicht 11 OPTIONEN 11.1 Druckereinstellungen 11.1.1 Drucker: Seitenlnge 11.1.2 Drucker: ASCII-Zeichenbelegung 11.1.3 Drucker-Treiber 11.1.4 Drucker-Anschluss 11.2 Format der Betrge 11.3 Datenexport 12 TASCHENRECHNER-FUNKTION ***************** 1 ALLGEMEINES UEBER ACCOUNT ------------------------- ACCOUNT ist ein modernes, komfortables und schnelles, ber Pull-Down-Mens mit der Maus oder ber die Tastatur zu bedie- nendes Buchhaltungs- und Finanzplanungsprogramm. Es basiert auf dem System der doppelten Buchfhrung. Es eignet sich sowohl fr Private, die ihre eigenen Finanzen, ihre Liegen- schaften, die Finanzen eines Vereins oder Aehnliches verwalten wollen, als auch fr Selbstndige und kleinere Betriebe. Die komfortable Benutzerfhrung und eine umfassende, kontext- bezogene Hilfe-Funktion ermglichen es auch dem buchhalteri- schen Laien schnell mit dem Programm vertraut zu werden und zgig zu arbeiten. Anders als bei 'normalen' Buchhaltungen, bei denen Fehlbuchungen jeweils durch zustzliche Gegenbuchun- gen unwirksam gemacht (storniert ) werden mssen, knnen bei ACCOUNT die Buchungen jederzeit direkt korrigiert werden. ACCOUNT erspart es dem Benutzer auch, sich ber die Begriffe 'Soll' und 'Haben' irgendwelche Gedanken machen zu mssen. Trotzdem entsprechen die Bildschirme und Ausdrucke von ACCOUNT den blichen Darstellungen einer doppelten Buchhaltung. ACCOUNT ist vollstndig bildschirmorientiert und kann vllig ohne auszudrucken auch nur am Bildschirm betrieben werden. Buchungen und Korrekturen knnen in den Bildschirm-Darstellun- gen der Kontobltter direkt vorgenommen werden. Einzelnen Buchungen kann bei Bedarf ein Memorandum beigefgt werden. Eine Taschenrechner-Funktion, 18 speicherbare Standardbu- chungsstze und eine Automatik-Funktion zum Buchen von WUST-, Vorsteuer-, Mehrwertsteuer- und Skonto-Betrgen erhhen den Komfort beim Buchen. Zudem ist eine einfache 'Offene Posten'-Verwaltung eingebaut. Als wesentlichste Auswertungen generiert ACCOUNT Kontobltter, Journal, Bilanz und Erfolgsrechnung, Monats- und Jahresber- sichten und diverse Statistiken. Dabei kann unter sechs ver- schiedenen Formaten zur Darstellung der Betrge ausgewhlt werden. Alle wesentlichen Auswertungen knnen auch ber den Drucker ausgegeben oder zur Weiterbearbeitung in Tabellen- kalkulationsprogrammen und Datenbanken exportiert werden. Der Zugang zu den einzelnen Buchhaltungsdateien kann mit spezifischen Passwrtern geschtzt werden. Neben den normalen Fhigkeiten zur Buchfhrung verfgt ACCOUNT zustzlich ber einen komfortablen Finanzplanungsteil, der ein eigentliches Finanzmanagement ermglicht. In bersichtlichen Tabellen kann fr jedes Ertrags- und Aufwand-Konto monatlich nicht nur ein Budget, sondern auch ein Zukunftsschtzwert eingegeben werden. Zur leichteren Ermittlung der Budget- und Schtzwerte, werden dabei auch die Vorjahres- und die Aktual- werte angezeigt. Die mit der Planung verbundenen Ueberlegungen knnen in Memoranda festgehalten werden. Auf Monatsbersichten und einer Jahresbersicht knnen die Planungswerte aller Konten zusammen mit den Aktual- und voraussichtlichen Gesamt- werten berblickt werden. Die Jahresbersicht enthlt auch das zu erwartende Geschftsergebnis am Ende der Buchungsperiode. Eine Buchungsperiode kann in ACCOUNT zwischen zwei Tagen und zwlf Monaten lang sein. Sie kann in einem beliebigen Monat beginnen und zwei Kalenderjahre betreffen. Pro Buchungsperiode sind bis zu 16'300 Doppel-Buchungen auf bis zu 176 verschiedene Konten mglich. Die Buchungs-Kapazitt ist abhngig von der Wahl des Datenzwischenspeichers bei der Programminstallation (INSTALL.EXE), der Grsse des Hauptspei- chers, und der jeweils verfgbaren freien Speicherkapazitt: Ŀ Max. Anzahl Buchungen Datenzwischenspeicher bei 512 K bei 640 K Ĵ ACCOUNT-eigene RAM Disk im Hauptspeicher ca. 2'150 ca. 4'000 DOS RAM-Disk (VDISK.SYS bis 9'000 bis 16'300 oder RAMDRIVE.SYS) im er- je nach RAM-Disk-Grsse weiterten Speicher Festplatte ca. 9'000 ca. 16'300 Die erforderliche Grsse einer mit VDISK.SYS oder RAMDRIVE.SYS eingerichteten RAM-Disk berechnet sich wie folgt aus der ge- wnschten maximalen Anzahl an Buchungen: Ŀ RAM-Disk-Grsse [in Bytes] = Max. Anz. Buchungen x 42 ACCOUNT kann vollstndig ohne Ausdrucken rein am Bildschirm betrieben werden, da alle wesentlichen Informationen am Bild- schirm leicht zugnglich sind. Alle wichtigen Auswertungen knnen aber auch ber den Drucker ausgegeben werden. 2 PROGRAMM-INSTALLATION (Festplatte erforderlich) ----------------------------------------------- 2.1 Allgemeines Vorgehen -------------------- Die ACCOUNT-Programmdateien sind komprimiert und sind in die- ser Form nicht direkt lauffhig. Damit ACCOUNT richtig instal- liert wird, m u s s dass Installationsprogramm INSTALL.EXE in jedem Falle verwendet werden, auch wenn die Dateien direkt mit LHA.EXE entkomprimiert wurden. ACCOUNT kann wie folgt in einem beliebigen Verzeichnis auf einer Ihrer Festplatten installiert werden: Laden Sie die Programm-Diskette in eines der Disketten-Laufwerke, machen das Stammverzeichnis dieses Laufwerks zum aktuellen Verzeichnis, und tippen Sie INSTALL (und Enter). Folgen Sie im weiteren der Benutzerfhrung. 2.2 Probleme bei 386/486-PCs unter DOS 5.0 -------------------------------------- Wenn Sie einen PC mit einer 80386- oder 80486-CPU unter DOS 5.0 verwenden, und den oberen Speicherbereich (Upper Memory) fr Gertetreiber und Programme nutzen (mit DOS=HIGH, UMB und DEVICEHIGH/LOADHIGH) dann knnen sich manchmal Schwie- rigkeiten ergeben, wenn Sie ACCOUNT so installieren, dass es seine eigene Ram-Disk (RAM.SYS) als Datenzwischenspeicher benutzt. In so einem Falle knnen Sie entweder ACCOUNT so installieren, dass es eine DOS-Ram-Disk (RAMDRIVE.SYS) oder die Festplatte als Datenzwischenspeicher benutzt, oder mit CONFIG.SYS und AUTOEXEC.BAT experimentieren indem Sie nach und nach mit DEVICEHIGH und LOADHIGH geladene Teile in den niedri- gen Speicherbereich laden. Nachfolgend sind 6 Beispiele von AUTOEXEC.BAT- und CONFIG.SYS-Dateien aufgefhrt, mit denen ACCOUNT problemlos luft. Daran knnen Sie sich bei Ihren Experimenten orientieren: 1. Beispiel CONFIG.SYS files=10 device=c:\dos\himem.sys dos=high,umb device=c:\dos\emm386.exe ram device=ram.sys AUTOEXEC.BAT path=c:\;c:\dos;c:\util\nu;c:\util\misc;c:\bc7 set lib=c:\bc7\lib lh c:\dos\keyb sg,,c:\dos\keyboard.sys lh mouse nc 2. Beispiel (mit DOS-Ram-Disk und DOS-Disk-Cache) CONFIG.SYS files=10 device=c:\dos\himem.sys dos=high,umb device=c:\dos\emm386.exe ram devicehigh=c:\dos\ramdrive.sys 348/e devicehigh=c:\dos\smartdrv.sys 512 device=ram.sys AUTOEXEC.BAT path=c:\;c:\dos;c:\util\nu;c:\util\misc;c:\bc7 set lib=c:\bc7\lib lh c:\dos\keyb sg,,c:\dos\keyboard.sys lh mouse nc 3. Beispiel (mit DOS-Disk-Cache) CONFIG.SYS files=10 device=c:\dos\himem.sys dos=high,umb device=c:\dos\emm386.exe ram devicehigh=c:\dos\smartdrv.sys 512 device=ram.sys AUTOEXEC.BAT path=c:\;c:\dos;c:\util\nu;c:\util\misc;c:\bc7 set lib=c:\bc7\lib lh c:\dos\keyb sg,,c:\dos\keyboard.sys lh mouse nc 4. Beispiel (mit DOS-RAM-Disk) CONFIG.SYS files=10 device=c:\dos\himem.sys dos=high,umb device=c:\dos\emm386.exe ram devicehigh=c:\dos\ramdrive.sys 348/e device=ram.sys AUTOEXEC.BAT path=c:\;c:\dos;c:\util\nu;c:\util\misc;c:\bc7 set lib=c:\bc7\lib lh c:\dos\keyb sg,,c:\dos\keyboard.sys lh mouse nc 5. Beispiel (fr Windows 3.1, mit Windows-Disk-Cache) CONFIG.SYS files=10 device=c:\dos\himem.sys dos=high,umb device=c:\dos\emm386.exe ram STACKS=9,256 device=ram.sys AUTOEXEC.BAT lh C:\WINDOWS\SMARTDRV.EXE path=C:\WINDOWS;c:\;c:\dos SET TEMP=C:\WINDOWS\TEMP KEYB SG,,C:\DOS\KEYBOARD.SYS lh mouse win 6. Beispiel (fr Windows 3.1, mit DOS-Ram-Disk und Windows-Disk-Cache) CONFIG.SYS files=10 device=c:\dos\himem.sys dos=high,umb device=c:\dos\emm386.exe ram device=c:\dos\ramdrive.sys 384/e STACKS=9,256 device=ram.sys AUTOEXEC.BAT lh C:\WINDOWS\SMARTDRV.EXE path=C:\WINDOWS;c:\;c:\dos SET TEMP=C:\WINDOWS\TEMP KEYB SG,,C:\DOS\KEYBOARD.SYS lh mouse win 2.3 ACCOUNT und Microsoft Windows 3.0/3.1 ------------------------------------- ACCOUNT kann in allen Windows-Betriebsarten (Real-Modus, Standard-Modus und Erweiterter 386-Modus) ohne weiteres als 'Non-Windows-Application' unter Microsoft Windows 3.0 und 3.1 betrieben werden. Dazu sollte mit dem PIF-Editor eine ent- sprechende Programm-Informations-Datei 'A.PIF' erzeugt werden. Fr 'KB required' sollte ein Wert von 640 K eingegeben werden. Da ACCOUNT alle Textseiten einer Grafikkarte nutzt, ist es wichtig, dass fr 'Video-Mode' die Option 'Graphics/Multiple Text' gewhlt wird. Bei ausschliesslicher Benutzung von ACCOUNT unter Windows 3.0 wird empfohlen, ACCOUNT mit der Option 'Festplatte' fr den Daten-Zwischenspeicher zu installieren (INSTALL.EXE). Windows 3.0 kann nmlich nicht erkennen, dass die RAM-Disk von ACCOUNT beim Start-Vorgang durch die Anweisung der CONFIG.SYS-Datei lediglich initialisiert wird, und noch keine Daten aufnehmen kann. Deshalb meldet der Datei-Manager von Windows 3.0 einen 'Systemfehler', wenn er dann aufgerufen wird, wenn ACCOUNT nicht gerade luft. Mit der Windows-Option 'Abbrechen' kann dieser Fehler jedoch leicht berwunden wer- den. Wenn genug Speicherplatz zur Verfgung steht, und der Windows Disk-Cache (SMARTDRV.SYS der SMARTDRV.EXE) gengend gross ist (grsser als ca. 384 K), dann luft ACCOUNT auch mit der Option 'Festplatte als Daten-Zwischenspeicher' fast gleich schnell, wie wenn eine RAM-Disk als Datenzwischenspeicher benutzt wrde. 3 BEISPIEL-DATEI UND MITGELIEFERTE KONTENPLAENE --------------------------------------------- Die Datei BEISPIEL enthlt eine Beispiel-Buchhaltung (Haus- verwaltung), anhand derer Sie ACCOUNT erkunden knnen. Die Datei UNIVPLAN enthlt einen Universal-Kontenplan fr Handel, Gewerbe, Handwerk und freie Berufe. Die Datei PRIVPLAN enthlt einen Kontenplan der sich fr eine Privatbuchhaltung eignet. Diese Kontenplne knnen Sie leicht Ihren speziellen Bedrfnissen anpassen, indem Sie nicht bentigte Konten l- schen und allfllige zustzlich bentigte Konten einfgen. Das Vorgehen zur Installation einer neuen Buchhaltung unter Verwendung eines der mitgelieferten Kontenplne ist in Kapi- tel 5 beschrieben. 4 ALLGEMEINE PROGRAMMBEDIENUNG ---------------------------- ACCOUNT kann sowohl mit der Tastatur als auch ber eine 100% Microsoft-kompatible Maus bedient werden. Zur Bedienung mit einer Maus sollten folgende Hinweise beachtet werden: - Zur Auswahl aus den Menus kann der betreffende Menu-Punkt einfach mit der linken Maustaste 'angeklickt' werden. - Die rechte Maustaste hat immer die gleiche Funktion wie die Taste 'Esc'. - Alle Felder, die auf dem Bildschirm weiss auf rotem Hin- tergrund (weiss auf schwarzem Hintergrund bei Monochrom- Monitoren) erscheinen, sind Maus-Felder. Um die entspre- chende Funktion zu aktivieren, muss der Maus-Cursor in das Feld plaziert und die linke Maustaste bettigt werden. - In den Bildschirmdarstellungen 'Kontoblatt', 'Letzte Bu- chungen', 'Journal', 'Bilanz und Erfolgsrechnung', 'Er- trge/Aufwnde eines Monats', 'Jahresbersicht' und 'Mo- natsbersicht' bewirkt das 'Anklicken' mit der linken Maustaste der unteren oder der oberen Bildschirmhlfte dasselbe wie die Taste 'PgDn', respektive 'PgUp'. - Zur Angabe einer Kontonummer, einer Buchungsnummer, einer Zeitperiode im Bereich 'Planen' oder eines Hilfe-Themas kann das jeweilige Konto, die jeweilige Buchung, der jeweilige Anfangs- und der Endmonat der Zeitperiode oder das entsprechende Hilfe-Thema einfach mit der linken Maus- taste 'angeklickt' werden. - In allen Eingabemasken kann das gewnschte Eingabefeld mit der linken Maustaste 'angeklickt' und gleichzeitig der Cursor im Eingabefeld positioniert werden. 5 EINE NEUE BUCHHALTUNG ANFANGEN ------------------------------ 5.1 Allgemeines Vorgehen -------------------- 5.1.1 Neue Buchhaltung mit eigenem Kontenplan erffnen ------------------------------------------------ Um eine neue Buchhaltung mit eigenem Kontenplan anzufangen, den Menu-Punkt 'Exit' des Hauptmenus und anschliessend 'Andere Buchhaltung laden' anwhlen. In der nachfolgend erscheinenden Liste den Punkt 'Neue Buchhaltung' anwhlen. Im weiteren der Bedienerfhrung folgen. 5.1.2 Neue Buchhaltung mit mitgeliefertem Kontenplan erff- nen ----------------------------------------------------- Um eine neue Buchhaltung unter Benutzung eines der mitgelie- ferten Kontenplne (z.B. UNIVPLAN) einzurichten, knnen Sie die Datei, die den gewnschten Kontenplan enthlt (z.B. UNIV- PLAN.ACC) einfach in ACCOUNT laden. Anschliessend knnen Sie den Kontenplan ('Struktur'/'Namen'), die Kontenstruktur ('Struktur'/ 'Kontenstruktur') und die Angaben zur Buchungs- periode ('Struktur' /'Buchungsperiode') bereinigen, und den speziellen Bedrfnissen anpassen. Anschliessend sollte die Anfangsbilanz eingegeben werden, indem alle Bilanzkonten-Saldi (Aktiven und Passiven) als Buchungen zwischen dem betreffenden Bilanzkonto (als K1) und dem Konto 'Startkapital' (als K2) eingegeben werden. Aktivsal- di sind dabei als positive, Passivsaldi als negative Werte einzugeben. Nach der Eingabe der Anfangsbilanz ist die Buch- haltung erffnet und es knnen nun die auftretenden Geschfts- vorflle laufend verbucht werden. Wenn Sie die Original-Kontenplandatei nicht mehr bentigen, dann knnen Sie diese einfach in DOS lschen mit DEL Name.*. Jedesmal, wenn das Installationsprogramm INSTALL.EXE benutzt wird, wird jedoch wieder eine neue Original-Kontenplandatei erzeugt. 5.2 Kontenliste und Kontenstruktur ---------------------------------- ACCOUNT kann mit bis zu 176 Konten arbeiten. Diese knnen be- liebig in Aktiv-, Passiv-, Ertrags- und Aufwandkonten aufge- teilt werden. Die vorgegebene Numerierung der Konten von 1 - 176 knnen Sie ndern und beliebige 3-stellige Kontonummern verwenden. Beachten Sie aber, dass die Konten-Klassen wie folgt zugewiesen werden mssen: Vorgegebene Nr. Kontenklasse Ŀ 1 \Ŀ Aktiven Ĵ Passiven Ĵ Ertrag Ĵ Aufwand 176 / Niedrigste Klasse: Aktiv-Konten, z.B. aus Bereich Nr. 100...199 Nchsthhere Klasse: Passiv-Konten, z.B. aus Bereich Nr. 200...299 Nchsthhere Klasse: Ertrags-Konten, z.B. aus Bereich Nr. 400...599 Hchste Klasse: Aufwand-Konten, z.B. aus Bereich Nr. 700...999 Die einzelnen Kontenklassen-Bereiche brauchen nicht aneinander anzuschliessen und es brauchen nicht alle Kontonummern in ihnen belegt zu werden. Es wird empfohlen, gengend Lcken als Reserve fr sptere Ergnzungen zu lassen. Einer der Passivkonto-Nummern muss das Konto 'Startkapital' zugewiesen werden. ACCOUNT bentigt dieses Konto zur Speiche- rung der Werte der Anfangsbilanz. Ferner sollte einer der Aufwandkonto-Nummern das Konto 'Sammelbuchungen' zugewiesen werden. ACCOUNT bentigt ein solches Konto als Zwischenkonto fr Sammel- bzw. Splitbuchungen. Ein Konto gilt als erffnet (existent), wenn es einen Namen hat. Zur Erffnung von Konten braucht man nur in der Konten- liste ('Struktur', 'Namen') ihre Namen einzugeben. Neue Konten knnen auch whrend der laufenden Buchungsperiode erffnet werden. Der Name (Bezeichnung) eines erffneten Kontos kann jederzeit in der Kontenliste ('Struktur', 'Namen') gendert bzw, kor- rigiert werden. Zum Lschen eines Kontos ist in der Kontenliste nur dessen Name zu lschen. Allerdings mssen vorher etwaige in ihm enthaltene Buchungen auf andere Konten umgebucht werden. Die Kontenbereiche knnen auch whrend der laufenden Buchungs- periode gendert werden (z.B. erweitert werden). Dazu mssen aber einige Bedingungen (u.a. gengend Platz) erfllt sein. Es wird deshalb empfohlen, die Kontenbereiche von Anfang an grosszgig (mit gengend Reserve) zu whlen, so dass Bereichs- verschiebungen in der laufenden Buchungsperiode nicht notwen- dig sind. Beispiel fr einen Kontenplan (Privatbuchhaltung): Ŀ Ŀ AKTIVEN (Nr. 1..) PASSIVEN (Nr. 2..) 101 Kasse 200 S t a r t k a p i t a l 102 Depositenkonto 210 Kreditoren: Diners Club 103 Gehaltskonto 104 Aktien 212 Kreditoren: Dritte 105 Obligationen 213 Darlehen v. Herrn X 106 Ferienwohnung 107 Lebensversicherungen 108 Auto 109 Motorboot 110 Verrechnungssteuer 250 Hypotheken Haus 111 Haus 112 Darlehen an Herrn Meier 113 Debitoren: Herr Mller 150 Debitoren: Dritte Ŀ Ŀ ERTRAG (Nr. 3..) AUFWAND (Nr. 4..) 300 Gehalt 400 Unterhalt Haus 401 Hypothekarzinsen 302 Wertschriftenertrag 403 Elektrizitt 303 Diverse Ertrge 404 Telephon/Radio/Ferns. 405 Steuern 406 Versicherungen 407 Krankenkasse 408 Arzt/Zahnarzt 350 Zins v. Darl. Hr. Meier 409 Vereinsbeitrge 410 Zeitschriften 411 Haushalt 412 Auswrtige Verpflegung 413 Betrieb Auto 414 Betrieb Boot 415 Taschengeld X. 416 Taschengeld Y. 417 Kleidung X. 418 Kleidung Y. 419 Geschenke 420 Hobbies/Sport 421 Vergngen/Restaurant 422 Ferien 423 Anschaffungen 425 Abschreibungen 426 Unerfasste Kassaaufw. 427 Diverse Aufwnde 999 Sammelkonto (Saldo=0) 5.3 Buchungsperiode --------------- Eine Buchungsperiode kann in ACCOUNT zwischen zwei Tagen und zwlf Monaten lang sein. Wenn die Buchungsperiode krzer oder gleich 11 Monate ist, dann kann sie an einem beliebigen Datum beginnen. Wenn sie lnger als 11 Monate ist, dann muss sie am ersten Tag eines (beliebigen) Monats beginnen. Damit die Saldovortrge der Aktiv- und Passivkonten als erste Eintrge auf den Kontoblttern erscheinen, sind Buchungen am ersten Tag der Buchungsperiode nur im Zusammenhang mit dem Startkapitalkonto zulssig. 5.4 Startkapitalkonto ----------------- Zur Speicherung der Anfangssaldi der Bilanzkonten (Aktiven und Passiven) bentigt ACCOUNT ein 'Startkapitalkonto' (Reinver- mgen). Dieses kann eine beliebige Kontonummer aus dem Bereich 'Passiven' tragen. Bei Neuerffnung einer Buchhaltung mssen zunchst alle Bilanzkonten-Saldi (Aktiven und Passiven) als Buchungen zwischen dem Bilanzkonto (als K1) und dem Konto 'Startkapital' (als K2) eingegeben werden. Beim Erffnen einer neuen Buchungsperiode macht ACCOUNT dies automatisch. 6 BUCHEN ------ 6.1 Allgemeines ----------- Buchungen knnen unter dem Menu-Punkt 'Buchen' oder durch Ak- tivierung der Funktionstasten F1, F2, F3 oder F4 direkt aus den jeweiligen Bildschirmdarstellungen der Kontobltter oder aus der Darstellung 'Letzte Buchungen' vorgenommen werden. Bei den beiden letzteren Mglichkeiten ist jedoch zu beachten, dass nach Abschluss solcher Operationen die Funktionstaste F10 (Neuberechnung) aktiviert werden muss, damit der Effekt der Buchungen in der Darstellung sichtbar wird. 6.2 Buchungsformular --------------------- 6.2.1 Datum-Feld ---------- Geben Sie das Buchungsdatum in der Form 'Tag.Monat' ein oder drcken Sie einfach ENTER zur Eingabe des aktuellen Datums. Das Kalenderjahr ist nicht einzugeben, auch dann nicht, wenn die Buchungsperiode zwei Kalenderjahre betrifft. Da jeder Kalendermonat nur einmal in einer Buchungsperiode vorkommt, weist ACCOUNT die Buchung automatisch dem richtigen Kalender- jahr zu. Es ist nicht notwendig, einen Punkt nachdem Monat zu setzen. Als Buchungsdatum sollte in der Regel das Datum der Transaktion (Valuta) genommen werden, und nicht das Datum der Eingabe. Damit die Saldovortrge der Aktiv- und Passivkonten als erste Eintrge auf den Kontoblttern erscheinen, sind Bu- chungen am ersten Tag der Buchungsperiode nur im Zusammenhang mit dem Startkapitalkonto zulssig. 6.2.2 Betrag-Feld ----------- Da in ACCOUNT die Begriffe 'Soll' und 'Haben' nur in den buch- halterischen Darstellungen vorkommen, muss ersatzweise zur Dateneingabe eine Konvention darber getroffen werden, in welcher Kolonne eines Kontoblattes ein Betrag zu verbuchen sei. Dazu wird der Betrag mit den Operatoren '+' (braucht nicht extra eingegeben zu werden) oder '-' versehen, die sich auf das Konto K1 beziehen (das Gegenkonto K2 erhlt jeweils automatisch das umgekehrte Vorzeichen). Die Vorzeichenregel ist sehr einfach: Ŀ " '+' erhht den Saldo von K1, wenn K1 ein Aktivkonto ist" Damit ist auch klar: '-' vermindert den Saldo von Aktivkonten (als K1) oder '-' macht den (normalerweise) ohnehin schon negativen Saldo von Passivkonten (als K1) noch negativer. Beim Buchen gehen Sie am besten jeweils vom Aktiv- oder Pas- sivkonto (als K1) aus. Dies ist fast immer mglich, denn Transaktionen zwischen Ertrags- und Aufwandkonten sind us- serst selten. Dabei stellen Sie sich ein Aktivkonto (z.B. die Kasse) als einen mit Geld gefllten Topf, und ein Passivkonto als Loch (Negativ-Geld, Schuld) vor. Wenn nun z.B. eine Ausgabe aus der Kasse (als K1) zu verbuchen ist, dann ist es sehr plausibel dass der Betrag als negativ einzugeben ist, da ja die Geldmenge im Topf kleiner wird. Analog ist eine Einnahme in die Kasse plausiblerweise als positiver Betrag einzugeben. Bei Passivkonten als K1 ist es hnlich einfach. Wenn z.B. ein Kauf mittels Kreditkarte (nicht die Zahlung an die Kredit- karten-Organisation) verbucht werden soll dann ist der Betrag (bezogen auf das Konto 'Kreditoren Kreditkarten-organisation' als K1) plausiblerweise als negativ einzugeben. Grundstzlich gilt also auch : Ŀ Wenn K1 ein Bilanzkonto ist (Aktiven und Passiven), dann ist jede Ausgabe als negativer und jede Einnahme als positiver Betrag einzugeben. 6.2.3 K1- und K2-Felder ----------------- Die Abkrzungen K1 und K2 stehen fr 'Konto' und 'Gegenkonto'. Jeder Geschftsfall bewirkt im System der doppelten Buchhal- tung eine zweifache Buchung; ein und derselbe Betrag wird im- mer im 'Soll' eines Kontos und gleichzeitig im 'Haben' eines anderen Kontos verbucht. Bei ACCOUNT werden die Begriffe 'Soll' und 'Haben' beim Eingeben von Buchungen vermieden. An ihrer Stelle wird ein Betragsvorzeichen verwendet, welches sich primr auf Konto K1 bezieht. 6.2.4 Beschreibungs-Feld / Memoranda zu Buchungen / Offene Posten ----------------------------------------------------- Memoranda zu Buchungen: Der Buchungstext kann maximal 24 Zeichen pro Buchung umfassen. Falls dies nicht ausreicht oder wenn es sonst angezeigt ist, kann einer Buchung ein M e m o r a n d u m beigefgt werden. Dazu ist die Funktionstaste F9 zu aktivieren. Buchungen, die mit einem Memorandum versehen wurden, sind mit '*)' zuusserst rechts im Textfeld gekennzeichnet. Um das Memo einer mit '*)' versehenen Buchung am Bildschirm zu lesen oder zu ndern, muss die Buchung 'gendert' werden (F2 oder 'Buchen'/ 'Aendern') und das Memo mit F9 aktiviert werden. Um ein Memorandum zu lschen ist die Buchung zu 'ndern' (F2 oder 'Buchen'/ 'Aen- dern'), das Memo zu aktivieren (F9) und die Funktionstaste F3 zu aktivieren. Anschliessend muss die Buchung mit F10 als genderte Buchung 'akzeptiert' werden. Offene Posten: Buchungen knnen als 'Offene Posten' markiert und gleichzeitig mit einem Memo-Text versehen werden. Dazu ist die Funktions- taste F9 zu aktivieren. In das anschliessend erscheinende Memo-Formular kann (muss aber nicht) ein Memo-Text eingetragen werden. Mit F9 wird die Buchung als 'Offener Posten' markiert und zuusserst rechts im Textfeld mit'#)' gekennzeichnet. Um die Markierung einer Buchung als 'Offener Posten' wieder zu entfernen muss die Buchung 'gendert' werden (F2 oder 'Bu- chen'/'Aendern') und die Funktionstaste F9 aktiviert werden. Durch anschliessendes Aktivieren von F3 werden sowohl die Markierung als auch ein allflliger Memo-Text gelscht. Wenn hingegen F10 aktiviert wird, dann bleibt der Memo-Text erhal- ten und die Buchung wird mit '*)' als eine mit einem normalen Memo versehene Buchung markiert. In jedem Falle muss die Buchung anschliessend mit F10 als genderte Buchung 'akzep- tiert' werden. Unter 'Anschauen'/'Kontoblatt'/'Offene Posten anschauen' knnen die offenen Posten eines Kontos fr eine beliebig whlbare Periode berblickt werden. Unter 'Drucken'/ 'Kon- tobltter'/'Einzelkonto'/ 'Offene Posten' knnen die offenen Posten eines beliebigen Kontos fr eine beliebige Periode ausgedruckt werden. 6.3 Sammel- bzw. Splitbuchungen --------------------------- In ACCOUNT hat jede Buchung grundstzlich nur eine Gegenbu- chung. Sammel- bzw. Splitbuchungen, bei denen mehreren Buchun- gen ein einzelnes Gegenkonto gegenbersteht, sind aber trotz- dem ber ein Zwischenkonto mglich. Als Zwischenkonto wird zweckmssigerweise ein Aufwand-Konto definiert, und z.B. 'Sammelbuchungen (Saldo=0)' genannt. Nach der Eingabe einer Sammelbuchung muss der Saldo dieses Kontos immer wieder Null betragen, damit die Buchhaltung stimmt. Die Verwendung von Sammelbuchungen wird nachstehend am Bei- spiel einer Zahlung erlutert, die mehrere Konten betrifft: Geben Sie zunchst alle die einzelnen Konten betreffenden Betrge als Buchungen zwischen dem Sammelkonto (als K1) und dem betreffenden Konto (als K2) ein. Die Betragsvorzeichen sind dabei gleich wie wenn das Aktivkonto von dem aus die Zahlung erfolgt (z.B. ein Bankkonto) als K1 eingegeben wrde. Wenn Sie alle einzelnen Betrge eingegeben haben, machen Sie eine Buchung zwischen dem betreffenden Konto, von dem aus die Zahlung erfolgt ist und dem Sammelkonto, mit einem Buchungs- betrag, der gleich ist wie das angegebene Total der vorher eingegebenen einzelnen Betrge. Zur Uebernahme des Sammel- konto-Totals in das Buchungsformular knnen Sie einfach im Betrag-Feld 'S' eingeben. Der Saldo des Sammelkontos muss durch diese Buchung auf Null gestellt werden. Wenn das Aktiv- konto, von dem aus die Zahlung erfolgt ist, als K1 eingegeben wird, dann ist das Betragsvorzeichen dieser Buchung wie ge- wohnt negativ. Wenn Sie Buchungen unter 'Buchen' des Hauptmenus eingeben, dann zeigt ACCOUNT das Total der auf das Sammelkonto gebuchten Einzelbetrge, sobald dieses benutzt wird (vorausgesetzt, Sie haben das Sammelkonto unter 'Struktur'/ 'Buchungsperiode' eingegeben). Die letzte der das Sammelkonto betreffenden Buchungen sollte dieses Total jeweils wieder auf Null stellen, damit der Saldo des Sammelkontos Null betrgt. Die Korrektur von Eingabefehlern erfolgt am zweckmssigsten direkt in der Bildschirm-Darstellung des Sammelkontos ('An- schauen'/'Kontoblatt'). Nach der Korrektur muss der Saldo dieses Kontos wiederum Null betragen. 6.4 Standardbuchungen ----------------- Unter den Tastenkombinationen ALT-A bis ALT-R knnen 18 ver- schiedene 'Standardbuchungen' gespeichert werden. Dazu ist das Buchungsformular ('Buchen'/'Hinzufgen' oder F1, F2, F4 in den Kontoblattdarstellungen) ganz oder teilweise auszufllen und anschliessend die Tastenkombination ALT-F10 zu drcken. Die in den 'Standardbuchungen' gespeicherten Informationen knnen mit ALT-x in das (leere oder teilweise ausgefllte) Buchungsformu- lar kopiert werden. Dabei werden Eingabe-Felder nur dann berschrieben, wenn die entsprechenden Felder der 'Standard- buchung' Information enthalten. Mit ALT-Z wird eine Liste aller eingegebenen Standardbuchungen angezeigt. 6.5 Automatische Buchungen (Vorsteuer, MwSt., WUST, Skonto) ------------------------------------------------------- Eine spezielle Art von 'Standardbuchungen' (s. oben), bei denen das Betrag-Feld einen Prozentsatz enthlt, erlaubt das automatische Verbuchen von Vorsteuer, MwSt., WUST, Skonto, und dergleichen. ACCOUNT fgt einer Buchung ber eine Zahlung dabei automatisch eine entsprechende Steuer- oder Skonto- Buchung hinzu. Die Berechnung von Vorsteuer, MwSt. und WUST erfolgt auf der Basis des (die Steuer enthaltenden) Bruttobe- trages. Die Berechnung des Skonto erfolgt auf der Basis des effektiven Zahlungsbetrages. Der Inhalt der jeweiligen Standard-Buchungen ist wie folgt einzugeben: a) Vorsteuer (Beispiel mit Aktiv-Kto. 17 'Anrechenbare Vorsteuern' und einem Steuersatz von 14%): ͻ DATUMBETRAG *) K1 K2 BESCHREIBUNG Ķ ۳12.28070175% 17۳14% Vorst. ۺ ͼ *) Betrag = 14/114 = 12.28070175% b) Mehrwertsteuer (Beispiel mit Passiv-Kto. 107 'MwSt.-Ver- bindlichkeiten' und einem Steuersatz von 14%): ͻ DATUMBETRAG *) K1 K2 BESCHREIBUNG Ķ ۳-12.28070175%107۳14% MwSt. ۺ ͼ *) Betrag = -14/114 = -12.28070175% c) WUST (Beispiel mit Aktiv-Kto. 108 'WUST-Verbindlichkei- ten' und einem Steuersatz von 6.2%): ͻ DATUMBETRAG *) K1 K2 BESCHREIBUNG Ķ ۳-5.83804% 108۳6.2% WUST. ۺ ͼ *) Betrag = -6.2/106.2 = -5.83804% d) Skonto-Aufwand (Beispiel mit Aufwand-Kto. 171 'Skonto- Aufwand' und einem Skonto-Satz von 2%): ͻ DATUMBETRAG *) K1 K2 BESCHREIBUNG Ķ ۳2.040816326% 171۳2% Skonto-A. ۺ ͼ *) Betrag= 2/98 = 2.040816326% e) Skonto-Ertrag (Beispiel mit Ertrags-Kto. 131 'Skonto Ertrge' und einem Skonto-Satz von 2%): ͻ DATUMBETRAG *) K1 K2 BESCHREIBUNG Ķ ۳-2.040816326%131۳2% Skonto-E. ۺ ͼ *) Betrag= -2/98 = -2.040816326% Die Lnge des Beschreibungs-Textes kann maximal 11 Zeichen betragen, da ACCOUNT in das restliche Textfeld automatisch den Text ' zu Nr. #####' einfgt, der die Steuer- oder Skonto- Buchung mit der Haupt-Buchung verknpft. Zur unmittelbaren automatischen Verbuchung von Steuern und Skonti ist zunchst eine Haupt-Buchung ber den Bruttobetrag (bei WUST, Vorsteuer und Mw.St.) bzw. den effektiven Zahlungs- betrag (bei Skonto) zu machen. Als K1 ist dabei immer ein Bilanzkonto (Aktivkto. oder Passivkto.) zu verwenden. Im Falle von Skonto muss K1 dasjenige Aktivkonto sein, von dem/auf das die Zahlung erfolgt. Die Haupt-Buchung ist mit F10 normal abzuschliessen. Anschliessend muss mit ALT-x die geeignete Standardbuchung abgerufen, und mit F10 verbucht werden. Zur nachtrglichen Eingabe der Steuer oder des Skonto zu einer frher gemachten Buchung kann mit F4 eine Kopie der betreffen- den Buchung aufgerufen, und anschliessend (vor Drcken von F10) die geeignete Standardbuchung mit ALT-x aufgerufen und mit F10 verbucht werden. Zur Aenderung einer Steuer- oder einer Skonto-Buchung kann die Buchung mit F2 als zu ndernde Buchung aufgerufen, und an- schliessend (vor Drcken von F10) die geeignete Standardbu- chung mit ALT-x aufgerufen und mit F10 verbucht werden. 6.6 'Letzte Buchungen' ------------------ Die Bildschirmdarstellung 'Letzte Buchungen' stellt alle seit dem letzten Laden einer Buchhaltung eingegebenen Buchungen dar. Bevor nach der Eingabe neuer Buchungen das Programm verlassen oder eine andere Buchhaltung geladen wird, sollte jeweils die Bildschirmdarstellung 'Letzte Buchungen' (in Sub-Menu 'Anschauen') aufgerufen werden. Allfllige Buchungs- fehler werden so rasch ersichtlich und knnen sofort korri- giert werden. 7 BUCHHALTUNG ANSCHAUEN --------------------- ACCOUNT ist so ausgelegt, dass smtliche Daten einer Buchungs- periode jederzeit bequem am Bildschirm zugnglich sind. Der Menu-Punkt 'Anschauen' umfasst alle wesentlichen Darstellungen des rein buchhalterischen Teils von ACCOUNT. Im einzelnen knnen folgende Auswertungen auf dem Bildschirm dargestellt werden (ntzliche Hinweise jeweils nebenstehend in Klammern): o Kontoblatt - Ganzes Blatt (es knnen bis zu ca. 1'250 Buchungen dar- gestellt werden. Die genaue darstellbare Anzahl ist abhngig von der Grsse der Buchhaltung und dem jeweils zur Verfgung stehenden Speicherplatz. Wenn ein Konto- blatt mehr Buchungen enthlt, als darge- stellt werden knnen, sollte in erster Linie mit der Darstellung 'Monat' gearbei- tet werden. Wenn ein Monat dann immer noch mehr Buchungen enthlt, als dargestellt werden knnen, muss mit der Darstellung 'Periode' unter Eingabe eines gengend kurzen Zeitabschnitts gearbeitet werden) - Monat (es werden die Buchungen und der Konto- Umsatz eines Monats dargestellt) - Periode (es werden die Buchungen, welche innerhalb einer bestimmten, whlbaren Zeitperiode liegen, dargestellt) - Kontostand (dient der raschen Ermittlung des Konto- stands, vor allem bei umfangreichen Kon- toblttern) - Offene Posten (es werden alle offenen Posten einer frei whlbaren Periode dargestellt) o Letzte Buchungen (stellt alle seit dem letzten Laden einer Buchhaltung eingegebenen Buchungen dar. Dient vor allem der raschen Erkennung von etwaigen Buchungsfehlern) o 'Journal'- (stellt alle Eintrge in die Kontobltter Darstellungen geordnet nach Buchungsnummer (A) oder nach Datum/Buchungsnummer (B) dar. Darstellung A ist geeignet zum raschen Auffinden von allfllig falsch datierten oder falsch kontierten Buchungen) o Bilanz und (ermittelt die Bilanz und die Erfolgsrechnung Erfolgsrechnung per einen beliebigen Bi- lanzstichtag. Damit die Werte aussagefhig sind, mssen die Buchungen bis zu diesem Datum vollstndig sein) o Statistik - Ertrag/ (die monatliche Ertrags- und Aufwand Aufwandstatistik kann helfen, einen all- gemeinen Trend zu erkennen) - Liquiditt (Unter Liquiditt wird in ACCOUNT kurzfri- stig aufbringbares (Bar)geld verstanden. Die Konten, deren Saldi die Liquiditt bilden, knnen frei definiert werden ['De- finition']. Als Liquiditskonten knnen sowohl Aktivkonten (z.B. Kasse, Bankkon- ten) als auch Passivkonten definiert wer- den. Unter den Passivkonten kommen dabei kurzfristige Schulden [z.B. Kreditkarten-Schulden] in erster Linie in frage. Die monatliche Liquidittsstatistik kann aufzeigen, ob allenfalls Kapital an- derweitig investiert werden knnte. Der aktuelle, kurzfristig aufbringbare Barbe- trag widerspiegelt sich im letzten auf der Tabelle dargestellten Monat.) o Ertrge/Aufwnde (es werden die saldierten Ertrge und eines Monats Aufwnde eines Monats dargestellt. Dies ist vor allem im Zusammenhang mit Fragen der Ertrags- und Aufandstatistik von Be- deutung) 8 DRUCKEN ------- Bevor Sie ausdrucken, sollten Sie ACCOUNT fr den verwendeten Drucker einstellen ('Optionen'/'Drucker'). ACCOUNT ist so ausgelegt, dass auf das Ausdrucken der Kontobltter whrend der laufenden Buchungsperiode gnzlich verzichtet werden kann. Es kann jedoch Flle geben, wo der periodische Ausdruck der Buchhaltung notwendig ist. ACCOUNT ist deshalb mit gewissen Fhigkeiten ausgestattet, die verhindern, dass dabei unntig Papier verschwendet wird. Ausser im Falle des Ausdruckens eines einzelnen Kontos ('Ein- zel_Kto.') merkt sich ACCOUNT, welche Buchungen es gedruckt hat, wann immer Sie die Kontobltter ausdrucken. Wenn Sie 'Ungedruckte Buchungen' anwhlen, dann druckt Account nur diejenigen Seiten neu, auf denen etwas gendert hat (hinzuge- fgte, genderte oder gelschte Buchungen). Wenn ACCOUNT Konten ausdruckt, fragt es am Ende des Druckvorgangs, ob der Ausdruck in Ordnung war. Wird die Frage mit 'N' (nein) be- antwortet, dann gilt der Druckvorgang als nicht erfolgt. 9 BUCHHALTUNG AUF EINE NEUE BUCHUNGSPERIODE UEBERTRAGEN ----------------------------------------------------- Den Menu-Punkt 'Uebertrag' des Hauptmenus anwhlen und das anschliessend erscheinende Bildschirm-Formular ausfllen. ACCOUNT saldiert alle Bilanzkonten (Aktiven und Passiven), ermittelt die 'Vorjahr'-Werte und erffnet die Dateien der neuen Buchungsperiode. Wenn am Ende einer Buchungsperiode noch nicht alle notwendigen Daten verfgbar sind, dann kann eine neue Buchungsperiode p r o v i s o r i s c h erffnet werden und mit den Dateien der neuen Periode weitergearbeitet werden. Dabei ist jedoch zu beachten, dass bis zur definitiven Uebertragung der alten Periode k e i n e Aenderungen am Kontenplan erfolgen drfen. Spter, wenn die Daten der alten Periode einmal vollstndig sind, muss die alte Buchhaltung d e f i n i t i v bertragen werden. ACCOUNT revidiert dann in der neuen Buchhaltung die Werte der Anfangsbilanz und die monatlichen Vorjahres-Werte der Erfolgsrechnungskonten. Alle schon gemachten Buchungen der neuen Periode bleiben dabei erhalten. 10 PLANEN ------ 'Planen' bedeutet das Aufstellen einer Zielvorgabe (Budget) und das periodische Abschtzen zuknftiger Abweichungen von dieser (Schtzung). Ziel des Planens ist das mglichst frh- zeitige Erkennen von Abweichungen vom budgetierten finanziel- len Gesamtergebnis am Ende der Buchungsperiode. Gesttzt darauf knnen allenfalls Massnahmen (z.B. Sparen, Verschieben von Projekten) ergriffen werden. 10.1 Vorjahres-Werte --------------- Die Werte des Vorjahres werden beim 'Uebertrag' auf neue Buchungsperiode automatisch generiert und dienen als Hilfe fr das Aufstellen des neuen Budgets. In Fllen wo dies angezeigt ist, knnen sie unverndert als neue Budgetwerte bernommen werden. Dazu ist als Budgetwert 'V' einzugeben. 10.2 Budget ------ Das Budget sollte zu Beginn der Buchungsperiode als Zielvor- gabe aufgestellt werden und nachher n i c h t m e h r v e r n d e r t werden. Wenn im Laufe der Zeit erkannt wird, dass Budgets in der Realitt nicht erreicht werden, dann sollten die Werte der 'Schtzung' (und nicht die Budgetwerte) entsprechend korrigiert werden. 10.3 Schtzung --------- Die (Zukunfts-) Schtzung sollte whrend der Buchungsperiode laufend gemss den letzten Erkenntnissen korrigiert werden. Wo dies angezeigt ist, knnen die 'Vorjahr'- oder die 'Budget'- Werte bequem bernommen werden. Dazu ist als Schtzwert 'V' oder 'B' einzugeben. Am Anfang der Buchungsperiode sind die Schtzwerte gleich den Budgetwerten. ACCOUNT erlaubt das automatische Uebernehmen der Budgetwerte als Schtzwerte fr alle oder einzelne Einnahmen- und Ausgabenkonten. Dazu ist jeweils der Menu-Punkt 'Uebernah- me Budget' anzuwhlen. 10.4 Memoranda zur Planung --------------------- Damit die mit den jeweiligen Zukunftsschtzungen ber die monatlichen Aufwnde oder Ertrge eines Kontos verbundenen Ueberlegungen nicht verloren gehen, kann jedem Erfolgsrech- nungskonto (Ertrge und Aufwnde) ein Memorandum zur Planung beigefgt werden. Dazu ist der Menu-Punkt 'Planen'/'Konto'/'Eingeben/Aendern'/'Memo' zu whlen. Wenn einem Konto ein Planungs-Memo beigefgt wurde, dann erscheint auf dem Planungs-Formular oben rechts das Wort '(Memo)'. Um ein Planungs-Memo zu entfernen, ist das Memo zu aktivieren und mit Funktionstaste F3 zu lschen. 10.5 Konto-Typ-Definition -------------------- Fr jedes Konto kann im Bereich 'Planen' angegeben werden um was fr einen Konto-Typ es sich handelt: Typ V (variabel): Der (geschtzte) Jahres-Endbetrag (Bis- her+Schtzung) kann einen beliebigen Wert annehmen. Dies ist der Normalfall und braucht nicht speziell eingegeben zu wer- den. Typ F (fix) : Der (geschtzte) Jahres-Endbetrag (Bis- her+Schtzung) muss mindestens gleich wie der budgetierte Wert, oder grsser sein. Dies ist meist zutreffend bei Konten wie 'Gehalt', 'Versicherungsprmien', 'Woh- nungsmiete', etc., wo in der Regel bereits bei der Eingabe des Budgets klar ist, wie hoch der Gesamt-Jahresbetrag sein wird. Bei als Typ F (fix) bezeichneten Konten blinkt der Totalwert von 'Bisher+Schtzung', wenn die obengenannte Bedingung nicht erfllt ist. Ebenso blinkt in diesem Fall der 'Budget-Hinweis' (Bf) auf der Kontenliste. Dies soll den Benutzer darauf auf- merksam machen, dass er die Zukunftsschtzung revidieren sollte, da die 'Jahresbersicht' sonst ein unrealistisches Bild liefern wrde. 10.6 Jahresbersicht --------------- Die Jahresbersicht vergleicht die Jahres-Werte von 'Vorjahr', 'Budget' und 'Bisher'+'Schtzung' der einzelnen Konten und insgesamt. Die Werte von 'Bisher' bercksichtigen alle Buchun- gen bis und mit dem 'letzten Monat mit vollstndigen Buchun- gen'. Fr die weiteren Monate wird die 'Schtzung' zur Bildung der Werte von 'Bisher'+'Schtzung' herangezogen. Der laufende Monat kann unter dem Menu-Punkt 'Monatsbersicht' berblickt werden. 10.7 Monatsbersicht --------------- Die Monatsbersicht vergleicht die Monats-Werte von 'Budget', 'Schtzung' und 'Aktuell' der einzelnen Konten und insgesamt. Die Werte von 'Aktuell' bercksichtigen alle Buchungen des laufenden Monats. Die Buchungsperiode kann unter dem Menu-- Punkt 'Jahresberblick' als Ganzes berblickt werden. 11 OPTIONEN -------- 11.1 Druckereinstellungen -------------------- 11.1.1 Drucker: Seitenlnge -------------------- Unter 'Optionen'/ 'Drucker'/ 'Seitenlnge' kann die Seiten- lnge des verwendeten Druckers eingegeben werden. Es ist diejenige Zeilenzahl einzugeben, die der Drucker pro Seite auch wirklich drucken kann, und nicht die Anzahl Zeilen, die theoretisch auf einer Seite platz htten. Bei 12-Zoll End- lospapier betrgt die Zeilenanzahl pro Seite 72. Bei Einzel- blattzufhrungen ist die Zeilenanzahl vom verwendeten Drucker abhngig. Den genauen Wert Ihres Druckers ermitteln Sie am besten mit einem Textverarbeitungsprogramm. Die richtige Einstellung fr die diversen HP Deskjet-Modelle ist 67 Zeilen pro (A4)-Seite. Die DIP-Schalter der HP Desk- jet-Modelle fr 'Text Scale Mode' und 'Perforation Skip' sollten auf Position OFF stehen. 11.1.2 Drucker: ASCII-Zeichenbelegung ------------------------------ Manche Drucker werden zwar als 'IBM-kompatibel' deklariert, sind es aber in Tat und Wahrheit nicht hundertprozentig. Oft sind den ASCII-Codes 128-255 andere Zeichen zugeordnet als bei IBM-Druckern (z.B. ein kursiver Zeichensatz). Damit fehlen die Blockgraphik-Zeichen (, , , etc.), welche ACCOUNT normaler- weise fr seine Ausdrucke benutzt. Auch sind dann die Umlaute , , und nicht unter den Codes 132, 148 und 129 zu finden. Um auch auf Druckern, die zeichensatzmssig nicht hundert- prozentig IBM-kompatibel sind, leserliche Ausdrucke zu erzeu- gen, kann unter dem Menu-Punkt 'Optionen'/ 'Drucker'/ 'ASCII- Zeichenbelegung' die Einstellung 'Nicht vollstndig IBM-kom- patibel' gewhlt werden. ACCOUNT ersetzt dann die Blockgra- phik-Zeichen durch geeignete Zeichen aus dem Standard ASCII- Zeichensatz (ASCII 0-127), den alle PC-Drucker haben und versucht, beim Ausdrucken der kleinen Umlaute , und den Drucker auf den deutschen Zeichensatz umzuschalten. Wenn der Drucker die IBM-Steuercodes zu Umschaltung auf den deutschen Zeichensatz versteht, dann werden auch die Umlaute , und richtig gedruckt. ACCOUNT wurde fr schweizerische Tastaturen geschrieben, auf welchen die grossen Umlaute , und nicht vorhanden sind. Wenn Ihr Drucker zeichensatzmssig vollstndig IBM-kompatibel ist, dann knnen Sie die gross geschriebenen Umlaute trotzdem verwenden; wenn nicht, dann mssen Sie die schweizerische Schreibweise 'Ae', 'Oe' und 'Ue' verwenden. Die DIP-Schalter von zeichensatzmssig voll IBM-kompatiblen Druckern sollten auf den amerikanischen Zeichensatz (IBM- Zeichensatz) eingestellt werden. 11.1.3 Drucker-Treiber --------------- Unter 'Optionen'/'Drucker'/'Treiber' knnen Sie einen zu Ihrem Drucker passenden Treiber auswhlen oder (wenn keiner der vorhandenen Treiber passt) einen speziellen Treiber fr Ihren Drucker kreieren ('Eigener Treiber'). Gehen Sie wie folgt vor, wenn Sie einen speziellen Treiber fr Ihren Drucker kreieren wollen: Konsultieren Sie Ihr Druckerhandbuch ber die Software- Steue- rung Ihres Druckers. Geben Sie die Drucker-Steuercodes als dezimale Aequivalente der Ihrem Drucker zu sendenden ASCII- Codes ein. Trennen Sie die einzelnen Zahlen durch Kommas. Um z.B. bei einem Epson-Drucker die Steuercodes fr Druck mit 8 Linien pro Zoll festzulegen, mssten Sie eingeben: 27,48 11.1.4 Drucker-Anschluss ----------------- Unter dem Menu-Punkt 'Drucker-Anschluss' knnen sie angeben, ber welche Schnittstelle des Computers Ihr Drucker angesteu- ert wird. Die meisten Drucker sind an der parallelen Schnitt- stelle LPT1: angeschlossen. Whlen Sie deshalb im Zweifels- falle diese Option. 11.2 Format der Betrge ------------------ Unter dem Menu Punkt 'Optionen'/'Format der Betrge' kann das Darstellungsformat der Betrge eingestellt werden. Das gewhl- te Format wirkt sich in allen Bildschirmdarstellungen und Ausdrucken von ACCOUNT aus. ACCOUNT kennt sechs verschiedene lnderspezifische Zahlenfor- mate. Die Formate A bis C verwenden den Punkt (Schweiz), und die Formate D bis F das Komma (Deutschland, Oesterreich) als Dezimalzeichen. Mit den Formaten A, B, D und E knnen Betrge bis zu einer Hhe von 9999999 Whrungseinheiten dargestellt werden, mit dem Formaten C und F solche bis zu einer Hhe von 999999999 Whrungseinheiten. Wenn ein Betrag zu hoch ist, und mit dem gewhlten Format nicht dargestellt werden kann, dann erscheinen an seiner Stelle Sternchen. In solchen Fllen kann versucht werden, unter 'Optionen'/'Format der Betrge' auf ein zur Darstellung hoher Betrge geeigneteres Format umzuschalten (Formate C und F). 11.3 Datenexport ----------- Unter 'Optionen'/ 'Export begrenzter ASCII-Dateien' erlaubt ACCOUNT den Export von Daten als sogenannte 'begrenzte' ASCII-Dateien (Comma & "" Delimited Files). Folgende Arten von Daten knnen exportiert werden: - Einzelne Kontobltter oder alle Buchungen/Gegenbuchungen - Bilanz und Erfolgsrechnung - Monatliche Ertrge/Aufwnde - Jahresbersicht 'Begrenzte' ASCII-Dateien sind ASCII-Dateien, bei denen die einzelnen Werte und Zeichenketten durch Kommas getrennt sind. Zur Unterscheidung von Zahlen sind Zeichenketten zustzlich mit Anfhrungszeichen (") eingefasst. In manche Tabellenkalku- lationsprogramme (z.B. Quattro Pro, Lotus) und Datenbankpro- gramme (z.B. PFS Professional File) knnen 'begrenzte' ASCII- Dateien importiert und weiterbearbeitet werden. In der Regel muss der Datenimport in solche Programme ber eine spezielle Programmfunktion 'Import' erfolgen. Bei Datenbankprogrammen muss zuvor eine Datenbank mit einer geeigneten Felder-Struktur erffnet werden. Jede Zeile einer 'begrenzten' ASCII-Datei entspricht einer Zeile in einer Tabelle oder einem Datensatz (Record) einer Datenbank. Die einzelnen, durch Kommas getrennten Werte der Datei entsprechen den Feldern (Zeichenketten oder Zahlen) der Tabelle oder Datenbank. ACCOUNT schreibt Export-Dateien grundstzlich immer in sein eigenes Verzeichnis auf der Festplatte. Fr den Import in Tabellenkalkulationsprogramme sind alle Exportdateien geeignet. Fr den Import in Datenbanken eignet sich nur die Exportdatei 'Alle Buchungen/ Gegenbuchungen', die als einzige ausschliesslich aus einheitlich strukturierten Datenstzen besteht. Die Datensatzstrukturen der Exportdateien sind wie folgt: 'Einzelnes Kontoblatt': Ŀ Feld 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Ĵ InhaltTag MonatJahr DatumText K2 Soll HabenSaldoNr. Ĵ Art KetteKetteKetteKetteKetteKetteZahl Zahl Zahl Kette 'Alle Buchungen/Gegenbuchungen': Ŀ Feld 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Ĵ InhaltTag MonatJahr Text K1 K2 Soll HabenNr. Ĵ Art KetteKetteKetteKetteKetteKetteZahl Zahl Kette 'Bilanz und Erfolgsrechnung' und 'Monatliche Ertrge/Aufwnde': Ŀ Feld 1. 2. 3. 4. Ĵ InhaltKontoName Soll Haben Ĵ Art KetteKetteZahl Zahl 'Jahresbersicht': Ŀ Feld 1. 2. 3. 4. 5. 6. Ĵ InhaltKontoName Vorj.Budg.Bish.Bish.+Schtzg. Ĵ Art KetteKetteZahl Zahl Zahl Zahl 12 TASCHENRECHNER-FUNKTION ----------------------- Wann immer ACCOUNT die Eingabe eines Betrages verlangt (Be- trags-Felder in Buchungsformular und bei der Eingabe von Planungswerten), steht Ihnen einen Taschenrechner zur Ver- fgung (F8 zu dessen Aktivierung). Die Bedienung des Rechners entspricht der eines einfachen handelsblichen Taschenrech- ners. Die 'Tasten' des Rechners knnen ber die Tastatur oder mit der Maus bettigt werden. Bei Bedienung ber die Tastatur ist zu beachten, dass zur Aktivierung der mit zwei Zeichen be- schrifteten 'Tasten' des Rechners, die entsprechenden Tasten der Tastatur hintereinander bettigt werden mssen. Einige Rechnerfunktionen werden nachstehend erlutert: Taste C : 'Clear', lscht den Hauptspeicher und stellt die Anzeige auf Null Taste MC: 'Memory Clear', lscht den Wert im 'Memory' Taste M+: 'Memory +', addiert den Wert der Anzeige zum Wert im 'Memory' Taste M-: 'Memory -", subtrahiert den Wert der Anzeige vom Wert im 'Memory' Taste MR: 'Memory Recall', ruft den im 'Memory' gespeicher- ten Wert ab. Durch Eingabe von 'R' wird der Wert der Anzeige auf 2 Stellen nach dem Komma gerundet. Das Resultat kann direkt in das Eingabeformular bernommen werden. Durch Drcken der Eingabetaste wird das Resultat unverndert bernommen. Mit der Taste 'N' wird der Anzeigewert mit umgekehrtem Vorzeichen bernommen. Mit 'Esc' wird die Taschenrechnerfunktion ohne Resultatbernahme verlassen.